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Projektleitung /         Fallbeispiel "Intranet"

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Ausgangslage und Problemstellung.

Das "alte" Intranet wird täglich von Hunderten von Anwendern genutzt. Neue Anforderungen, die sich durch verändertes Benutzerverhalten wie auch das Ziel effizienterer Bewirtschaftung ergeben, zeigen die Grenzen der bestehenden Lösung auf und rufen nach einer moderneren Lösung.

Besondere Probleme liegen in der Lösung, die keine dezentrale Bewirtschaftung ermöglicht und zu Flaschenhalssymptomen führt. Eine unternehmensweite Anwenderbefragung benotet die uneinheitliche Gestaltung und die veraltete Navigation als kritisch. Das allmähliche Entstehen von Insellösungen kommt nicht unerwartet.

Der Auftraggeber will in möglichst kurzer Zeit ein neues Intranet konzipieren und einführen, das auch die Vorteile eines CMS (Content Management System) nutzen soll. Die eigenen Projekt-Ressourcen sind durch zahlreiche andere Projekte ausgelastet. Der Auftraggeber entschliesst sich, einen externen Projektleiter mit Konzeption und Realisierung sowie der gesamten Projektleitung zu betreuen. Der entsprechende externe Projektleiter kennt das Unternehmen aus andern Projekten und ist daher in der Lage, die Aufgabe schnell und effizient abzuwickeln.

Unser Beitrag zum Projekterfolg – Projektziele und Projektplanung.

In einem ersten Schritt legen wir zusammen mit dem Auftraggeber die Projektziele fest. Übergeordnetes Ziel ist es, dem Benutzer eine einheitliche Gestaltung und eine einfach zu bedienende Navigation zur Verfügung zu stellen:

• Einheitliche Gestaltung, identische Gestaltungskomponenten auf allen Ebenen 

• Hohe Benutzerfreundlichkeit, Einfachheit in der Bedienung 

• Hoher Informationsgehalt

• Aktualität der angebotenen Informationen 

• Hohe Verfügbarkeit des Webservers

• Kurze Ladezeiten (schneller Server)

• Seitenaufbau auch für langsame WAN-Links geeignet

• Dezentrale Inhaltsbearbeitung durch dezentrale Autoren

• Schlanke Aufbau- und Ablauforganisation

• Unabhängigkeit vom SW-Lieferanten

• Einsatz von Standardsoftware für das Contentmanagement

• Projektdurchlaufzeit ab Entscheid CMS = 4 Monate

Die Projektziele werden im Projektteam abgestimmt und mit dem Kernteam die entsprechende Projektplanung vorgenommen. Die entsprechenden Meilensteine werden definiert, die Mitglieder des erweiterten Projektteams und des Kernteams zusammengestellt sowie ein erster Rahmenplan erstellt. 

Unser Beitrag zum Projekterfolg – Konzept / Pflichtenheft / Ausschreibung.

Das fachliche Konzept wird im Rahmen verschiedener Workshops mit den Fachabteilungen zusammen entwickelt und mit dem Auftraggeber abgestimmt. Anschliessend erfolgt die Ausarbeitung des entsprechenden Pflichtenhefts mit den fachlichen und technischen Anforderungen. Die Evaluation der (CMS-)Lösung beinhaltet die Ausschreibung unter Einbezug aller namhaften Anbieter auf dem Markt. Die einzelnen Produkte werden beurteilt und bewertet und dem Ausschuss zum Entscheid vorgelegt.

Unser Beitrag zum Projekterfolg – Realisierung und Einführung.

Die Planung der Phasen „Realisierung“ und „Einführung“ wird in enger Zusammenarbeit mit dem ausgewählten Anbieter vorgenommen. Der angestrebte Zeitraum bis zur Produktivsetzung wird auf 4 Monate ausgelegt. Intern werden die vorgesehenen Inhalte bereitgestellt, während der CMS-Lieferant die Umsetzung der Layout- und Navigationsanforderungen durchführt. Der Produktivstart erfolgt termingerecht.

Unser Beitrag zum Projekterfolg – Projektmanagement.

Der Projektleiter übernimmt während der gesamten Projektlaufzeit die Aufgaben des Projektmanagements und stellt den permanenten Kontakt zum Ausschuss sicher:

• Durchführen der Projektplanung (Auftrag, Ziele, Projektorganisation, Rahmen- und Etappenplanung, Ressourcenplanung, Risikoanalyse)

• Erarbeiten des fachlichen Konzepts 

• Erarbeiten des Pflichtenhefts

• Durchführen der Ausschreibung

• Unterstützung der Beurteilung und Bewertung der Evaluation

• Projektcontrolling

• Berichtswesen und Kommunikation

• Drehscheibe zum Projektausschuss.

Der  Nutzen des Auftraggebers.

Projekterfolg: Die Projektziele können eingehalten werden. Das neue Intranet wird zu einem "Instant"-Erfolg bei den Benutzern. Heute weist das Intranet eine sehr hohe Zugriffsrate auf und hat sich seit dem Start zu einer unternehmenskritischen Anwendung entwickelt.

Kompetenz: Im Verlauf des Projektes wird das zukünftige Team zum Betrieb und Weiterentwicklung des Intranets gebildet. Weitere Projekte im Umfeld des Intranets und/oder Internets können nun mit eigenen Ressourcen durchgeführt werden.

Ausbildung: Die im Projektteam mitwirkenden Mitarbeiter werden im Verlauf des Projektes geschult. Dabei werden auch die Methoden modernen Projektmanagements am praktischen Beispiel erlebt.